Notities uit Getting Things Done – door David Allen

ISBN: 978-0143126560

Mijn productiviteits-reis begon zo’n 15 jaar geleden met het lezen van Getting Things Done (GTD) door David Allen. En het is nog steeds het fundament onder mijn manier van werken.

Ik vind het briljant hoe David heeft uitgevonden hoe ons brein sowieso al werkt en dit heeft vertaald in een methode die hier naadloos op aansluit. En dus, als je de methode trouw volgt, zal je brein je dankbaar zijn. En je krijgt sh*t gedaan! 🙂

Notities en inzichten

De belofte van GTD: Het is mogelijk  om een overweldigend aantal dingen te doen te hebben en toch optimaal te functioneren met een rustig hoofd en een ontspannen gevoel van controle.

Het plan hiervoor is

  • alles wat gedaan moet worden, groot, klein, nu, later, etc. dus alles: opschrijven in een vertrouwd systeem buiten je hoofd.
  • van tevoren een beslissing nemen (is niet gelijk aan doen) over al deze input zodat je altijd een duidelijke actie voorhanden hebt die je op kunt pakken.

Een agenda, een todo-lijst en je e-mails samen lijken misschien al een prima systeem voor het bijhouden van je workload maar de realiteit is vaak te complex en onvoorspelbaar om deze hierin te verwerken.

Focussen op je grote doel, stip op de horizon, BHAG (google it), etc. lijkt misschien een manier om prio’s altijd duidelijk te hebben maar in de praktijk zijn er veel te veel losse eindjes en kleine dingen die ook nog gedaan moeten worden om je continu af te leiden.

Dus is er een systeem nodig dat zowel het grote plaatje als de kleine details omvat, dat dagelijkse nieuwe input kan verwerken, prioriteren makkelijk maakt en méér tijd oplevert dan het kost om het te onderhouden.

Wanneer je het GTD proces implementeert en begint met de kleine dingen die om je heen liggen, zul je beloond worden met inspiratie, visie voor de grotere dingen in je leven (doelen, missie, etc.).

Het doel:

de ontspannen alertheid van een martial artist

de “mind like water” van een zen-meester

Een gebruikelijke bron van stress voor de moderne mens is het gebrek aan overzicht en grip op alle toezeggingen die gedaan zijn (“ik ga dit voor je regelen”) en verantwoordelijkheden die er zijn. Open eindjes: Hoe meer, hoe meer stress.

Cruciaal is om bij taken, projecten, problemen, losse eindjes te bedenken: wat is de gewenste uitkomst? Wanneer je dit helder hebt, kun je (meestal eenvoudig) bedenken wat de eerstvolgende actie is om deze uitkomst (resultaat) te bereiken.

Wanneer je dit niet voldoende doordenkt én de gewenste uitkomst en eerstvolgende actie niet hebt vastgelegd in een vertrouwd systeem buiten je hoofd, dan zal je brein het niet kunnen loslaten.

Ga voor 100%

100% van alles wat je bezighoudt, door het GTD proces gooien.

De 5 stappen van GTD om alles wat aandacht heeft een plekje te geven en om te zetten in resultaat.

  1. verzamelen
  2. verwerken
  3. organiseren
  4. reviewen
  5. doen

Let op, dit proces is slechts zo sterk als de zwakste schakel, dus als je bijvoorbeeld de review niet doet dan zal het niet werken.

Sommige dingen worden voor je verzameld (e-mails), sommige moet je zelf verzamelen (gedachtes opschrijven). Verzamelen doe je in inboxes.

3 vereisten voor het goed werken van verzamelen:

  1. alles moet uit je hoofd en in een inbox
  2. je moet zo weinig mogelijk inboxes hebben
  3. je moet ze regelmatig legen

Legen betekent niet dat je hetgeen wat erin zit moet afhandelen, maar je moet wél beslissen wat je er mee gaat doen (wat is het gewenste resultaat, wat is de eerstvolgende actie?) en het vervolgens een logische plek geven in je systeem (bijv. je actielijst). Dit zijn stap 2 en 3 van GTD.

Voor deze stap is het workflow diagram nodig.

Getting Things Done workflow diagram

GTD workflow diagram – David Allen

Wanneer je je dit diagram eigen hebt gemaakt, zul je in staat zijn om je diverse inboxes te legen en de uitkomst van je denkproces te organiseren in een logisch systeem.

Het systeem bestaat uit:

  • actielijst
  • agenda
  • wachten op lijst
  • projecten lijst, beter gezegd een lijst met helder gedefinieerde gewenste resultaten, eventueel gecombineerd met project plannen/materialen
  • tickler file (kietel lijst?)
  • misschien/parkeren lijst
  • referentie archief
  • prullenbak

Méér dan 1 actie? –> dan is het een project.

Je doet geen projecten, je doet acties.

Een omschrijving van een actie heeft altijd een werkwoord.

Referentie archief –> als je dit niet doordenkt gaat alles op dezelfde stapel. Voor mij is daarom het mantra “a place for everything and everything in its place” behulpzaam.

De sleutel van het hele systeem ligt in het consistent doen van de review fase. De weekly review.

De basis voor mijn week review is een checklist van zaken die ik na wil lopen.

Het gaat om vertrouwen. Als je brein je systeem vertrouwt, kun je open eindjes gedurende de week loslaten. Immers, je weet dat je alles wekelijks toch weer naloopt.

Prioriteren. Hoe bepaal je wat je NU gaat doen? Dit is een weging van de volgende factoren:

  • context (waar ben ik, wat heb ik voorhanden?)
  • beschikbare tijd
  • beschikbare energie
  • hoe belangrijk is het?

Om echt te bepalen wat belangrijk is, moet je gelijktijdig een duidelijk beeld hebben van je

  • missie
  • visie
  • verantwoordelijkheden
  • doelen
  • resultaten/projecten
  • acties

Het is mijn ervaring dat bovenstaande termen vaak anders begrepen worden door verschillende personen. Een van de dingen die je daarom in een organisatie zou moeten doen is deze termen duidelijk definiëren. Het helpt enorm om er de volgende vragen achter te zetten (dit heb ik geleerd van Ad van der Hulst).

  • missie -> wat proberen ik te bereiken in de wereld?
  • visie -> hoe ziet succes er uit?
  • verantwoordelijkheden -> welke zaken moet ik op doorlopende basis in de lucht houden?
  • doelen -> welke strategische mijlpalen moet ik halen om mijn visie te realiseren?
  • resultaten/projecten -> waar heb ik allemaal ‘ja’ tegen gezegd? (tegen mezelf en anderen)
  • acties -> wat moet ik daarvoor doen?

Project planning, de 5 natuurlijke stappen

  • Bepaal doel en uitgangspunten/principes
  • Visualiseer de uitkomst
  • Brainstorm
  • Organiseer
  • Bepaal actiepunten

Het is de moeite om Allen’s gedetailleerde omschrijving van deze 5 stappen te lezen, daar zit veel wijsheid in!

In welke mate van detail moeten project plannen, gewenste resultaten en acties uitgeschreven worden? –> Eenvoudigweg tot op dat detailniveau waarbij het uit je hoofd verdwijnt / je het los kunt laten.

Aha, hier nog eens de reden waarom de meeste mensen GTD nooit implementeren. Om alles op te zetten en de huidige chaos in je systeem te pompen moet je 2 dagen vrijmaken, zonder andere verplichtingen. Tsja, wie doet dat echt?

Jammer want zijn instructie om te implementeren is mega praktisch en gedetailleerd.

Kan me herinneren dat ik destijds iets van een middag heb genomen, was genoeg, zo veel had ik nog niet op mijn bordje (wel in mijn hoofd).

Koop een labelprinter!

Het moet erg weinig tijd kosten (<1m) om iets op te slaan anders gooi je het waarschijnlijk op een stapel.

Opschonen van je archief is cruciaal, als het te vol is ga je het niet meer gebruiken.

Opschonen kan zijn weggooien, maar ook verplaatsen van dingen die je toch niet meer nodig hebt naar een archief wat verder weg ligt (externe HD, archief folder in je archief, etc).

De Someday/Maybe lijst en de tickler lijst zijn 2 opties voor hetzelfde doel!

Eerstvolgende actie moet een fysieke actie zijn. Dus niet “vergadering organiseren” maar “ruimte reserveren voor de vergadering van [datum]”.

Beslissen is geen actie, ga dan maar meer informatie ophalen als eerstvolgende actie.

Houd BM-lijsten (bespreken met) bij voor alle belangrijke mensen in je omgeving en voor vaste vergaderingen.

Acties en e-mails verplaatsen naar specifieke plekken werkt ALLEEN als je deze plekken ook regelmatig reviewt.

Zet je subprojecten op je projectenlijst of detailleer je dit in je “project support material” (wat in mijn geval een notitie is)? Beide kunnen, zolang je maar weet waar je het kunt vinden en het ook reviewt.

Het belangrijkste bij het organiseren van referentie materialen is dat je acties scheidt van referentie. Voor de rest kun je doen wat je wilt maar is het waarschijnlijk het beste om het eenvoudig te houden.

En: regelmatig opschonen van referentie materialen helpt enorm, anders wordt je archief “stoffig”.

Checklists, super handig en goed voor quality control. Het kan wel zijn dat je ze, naarmate je meer ervaring hebt, niet meer nodig hebt (hoewel, beginners mindset!).

Reviewen, hoe vaak moet je het doen? –> zo vaak als nodig is om je comfortabel te voelen bij wat je doet / niet doet.

You can feel good about what you’re not doing, only when you know what you’re not doing.

In de review modus ga je “boven je werk hangen” om het van een hoger perspectief te bekijken.

Beste moment vrijdag begin vd middag?

Denk er ook aan af en toe (2x per jaar?) de hogere levels te reviewen, dus missie, doelen, etc.

Prioriteren: vertrouw je intuitie.

Een goed werkend systeem zal je intuitie veel duidelijker maken (want minder/geen ruis in je hoofd).

Houd bij prioriteren in de gaten:

  • beschikbare tijd
  • beschikbare energie
  • context (waar bevind ik mij?)

En vervolgens: gegeven deze variabelen, wat kan ik doen dat het meest belangrijk is?

Plan afspraken met jezelf en hou je eraan, anders ga je alleen maar ad hoc werk doen.

I’m always amazed at the power of clear observation simply about what’s going on, what’s true. Finding out the exact details of your personal finances, clarifying the historical data of the company you’re buying, or getting the facts about who really said what to whom in an interpersonal conflict can be constructive, if not downright healing.

Prioriteren, je kunt de gedachte krijgen dat je gaat beginnen met je missie en je doelen, om zo te bepalen wat je daarvoorde komende tijd moet doen. Echter, wanneer je huidige workload een totale chaos is, dan kun je beter beginnen met het opruimen daarvan. Dan ontstaat er weer meer ruimte om aan hogere doelen te werken.

Tegelijkertijd is het wel belangrijk om een idee te hebben van doelen, een visie van hoe je leven er over X jaar uitziet en een gevoel bij de bedoeling (purpose) van je leven, want, dit geeft richting.

When you’re not sure where you’re going, you’ll never know when enough is enough.

Over notities en ideeën verzamelen: soms is het creëren van een lege plek (een mapje, een notitie op je telefoon, een groot vel wit papier op de muur) voor een bepaald onderwerp voldoende om je creativiteit te verhogen. Automatisch zullen de ideeën volgen.

Mindmapping en outlining zijn allebei goede thinking/planning tools.

De kracht van GTD: wanneer mensen merken dat jij zonder uitzondering alle afspraken en uitwisselingen die je met ze hebt omzet in tijdige actie en/of communicatie, dan krijg je daar enorm veel vertrouwen voor terug.

Misschien nog belangrijker, wanneer je acties, doelen en wensen consistent om weet te zetten naar resultaten, krijg je veel meer vertrouwen in jezélf.

Je brein maakt geen onderscheid tussen een mini project (bijv. een cadeautje kopen voor een vriend) en een mega project (bijv. de overname van een bedrijf). Als je het niet vastlegt en na hebt gedacht over het gewenste resultaat en de volgende actie (en die ook vastlegt!), zul je in beide gevallen ongemak ervaren.

Leg. Alles. Vast.

Wanneer iedereen in een organisatie een waterdicht GTD systeem heeft, hoef je je geen zorgen meer te maken over of iemand wel gaat leveren wat zij gezegd heeft. Je kunt je dan gaan focussen op grotere dingen.

Je kunt niet voorschrijven hoe iemand zijn persoonlijke productiviteitssysteem inricht. Echter, je kunt ze wel verantwoordelijk houden voor resultaten en het verwerken van alle informatie die hun kant op komt. Als je ze daarnaast de GTD filosofie leert, hebben ze geen excuus meer om losse eindjes te vergeten en afspraken niet na te komen.

Elke vergadering (of onderdeel daarvan), bijeenkomst of toevallige ontmoeting waar iets belangrijks wordt besproken zou moeten eindigen met: wat is de eerstvolgende actie?

Beter nog: de eerstvolgende fysieke actie.

Dus niet: vergadering organiseren, maar: Claire bellen of ze nog een goede locatie weet voor de vergadering.

Nu zaken concreet maken betekent niet dat je het ook meteen moet doen. Het is gewoon een halve minuut extra denkwerk die je een veelvoud daarvan aan ongemak en uitstelgedrag bespaart.

Naast eerstvolgende acties bepalen, is een ander belangrijk mentaal proces: het gewenste resultaat voor je zien. Dat ding dat je wilt doen, dat probleem dat je wilt oplossen, die droom die je hebt: hoe ziet het gewenste resultaat eruit? Wanneer je dat duidelijk voor ogen hebt kun je vervolgens aan de slag met acties definiëren en deze uitvoeren.

Nieuwe content via LinkedIn, Instagram, X en Substack. Ik zie je daar!