Notities uit Do It Tomorrow – door Mark Forster

ISBN: 978-0340909126

GTD is fantastisch, alleen het hielp me nooit echt goed om de (stap 5) DO fase goed te ….doen. Dat wil zeggen, om op een bevredigende manier het werk af te krijgen wat ik op een bepaalde dag wil doen.

Do it tomorrow biedt mij de cruciale inzichten om dit nu eindelijk wel consistent voor elkaar te krijgen. Getting Things Done wordt daarmee Get Everything Done.

Notities en inzichten

Het doel: 100% creatief, geordend en effectief zijn.

Het verschil tussen wat we willen doen en de uiteindelijke resultaten valt vaak tegen. Waarom?

Strijd tussen het rationele en het reactieve gedeelte van ons brein.

  • Ik wil afvallen (rationeel).
  • Ik wil dat stuk chocoladetaart eten  (reactief).

Wilskracht is niet voldoende.

Gelukkig is het rationele brein intelligent en kan het plannen maken om het reactieve brein te controleren. Gedachten (wensen) kunnen dan opgevolgd worden door een beslissing en actie.

Focus van dit boek is een systeem ontdekken wat ervoor zorgt dat het plan dat je maakt voor vandaag (wat wil ik gedaan krijgen?) ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt en niet in de soep loopt door afleiding en willekeur.

Principes

Heb een heldere visie

Zorgt voor focus. Gaat over wat je wel gaat doen en net zo goed over wat je niet gaat doen.

Doe één ding tegelijkertijd

Één taak tegelijkertijd, één project tegelijkertijd.

Kleine stappen, elke dag

(little and often!)

Je krijgt veel meer gedaan als je elke dag een klein beetje doet i.p.v. in 1x alles probeert te doen. Voorbeeld:  boek schrijven.

Definieer je grenzen

Creativiteit is gebaat bij strak gedefinieerde grenzen. Beter diepgang op 1 onderwerp dan ‘van alles een beetje’.

Gesloten lijsten

Betekent een lijst waar niets bij kan komen, maar die alleen kleiner kan worden. De traditionele todo lijst is vaak heel lang. Dit zorgt voor weerstand. Maak daarnaast dus een gesloten lijst voor wat je vandaag gaat doen en laat je niet verleiden iets erbij te zetten.

Verminder willekeur

Zorg ervoor dat je zo weinig mogelijk afleiding hebt die je van je plan voor de dag afbrengt. Dus vaker telefoon stil, minder vaak mail checken en je grenzen aangeven richting collega’s.

Toewijding versus interesse

Shakespeare was niet louter geïnteresseerd in schrijven. Nee hij was 100% toegewijd en daarom kent iedereen hem nu. Vraag jezelf af, waar wil ik mezelf echt aan toewijden en welke prijs moet ik daarvoor betalen en ben ik bereid deze te betalen?

Effectiviteit = creativiteit x geordendheid

Stel je bent 80% creatief, maar slechts 15% geordend, dan ben je maar 12% effectief. Je kunt in dit geval het meeste winnen door meer geordend te worden. Bijeffect is dat meer orde meer ruimte geeft aan creativiteit. Die gaat dus ook omhoog. Andersom zorgt meer creativiteit niet voor meer orde.

3 oorzaken voor “te weinig tijd”.

  1. niet efficiënt genoeg werken.
  2. teveel werk. Wanneer je zo efficiënt mogelijk werkt, kan het zijn dat je aan de grens komt van de hoeveelheid werk die je aankunt. Je zult naar je verplichtingen/toezeggingen moeten kijken, want daar komt je werk vandaan.
  3. je laat te weinig tijd over om werk te doen, door teveel vergaderingen en andere bijeenkomsten te plannen.

Standaard oplossing is vaak om te prioriteren op basis van wat het belangrijkste is. Maar,

  1. wanneer je de belangrijkste dingen eerst (of alleen maar) doet, werk je nog steeds inefficiënt en ontstaan er achterstanden.
  2. Alles wat je hebt toegezegd om te doen, moet sowieso gedaan worden. Dus wat maakt het uit in welke volgorde je het doet?
  3. Idem, je kunt het probleem van te weinig tijd niet weg prioriteren.

Een todo lijst gaat ook niet helpen om het probleem op te lossen, want dit is alleen maar een complete weergave van al het werk. Maar deze heeft geen verbinding met de hoeveelheid werk die je in een dag kunt verzetten.

Je moet een beeld krijgen van de hoeveelheid werk die je in een dag kunt verzetten en vervolgens de balans vinden tussen de hoeveelheid werk die op een dag binnenkomt en wat je in een dag kunt voltooien.

Kun je deze balans niet vinden, dan zul je

  1. efficienter moeten werken.
  2. het aantal toezeggingen moeten verminderen.
  3. meer ruimte in je agenda moeten laten om werk te verzetten (minder vergaderen).

Prioriteren werkt dus niet op het niveau van taken, maar wel op het niveau van toezeggingen. Toezeggingen zijn de bron van werk. En wanneer je eenmaal iets hebt toegezegd, moet het gebeuren, de volgorde maakt dan niet meer uit. Maar verminder je toezeggingen en je vermindert de hoeveelheid werk.

Echt werk versus druk zijn

Druk zijn met vanalles betekent niet dat je “echt werk” verzet.

Echt werk is *niet*

  • het werk waar je het zo gruwelijk druk mee hebt,
  • werk dat mensen onder je óók kunnen doen,
  • werk waar je niet hard over hoeft na te denken,
  • werk met korte cycli en deadlines.

Echt werk is het werk dat je bedrijf en carrière verder brengt.

Urgentie.

Uiteindelijk wil je toe naar een will-do lijst voor de dag (gesloten lijst met taken). Een lijst waarvan je inschatting is dat je deze vandaag af krijgt. Maar wat doe je met (de onvermijdelijke) onderbrekingen, verzoeken en andere afleidingen? Zoals telefoontjes, e-mails, iemand die langs komt, of een idee wat je die dag krijgt?

Maak een onderscheid tussen:

  1. moet meteen opgepakt worden.
  2. moet vandaag opgepakt worden.
  3. kan morgen (of een specifieke dag in de komende week).

ad 1) doe dit alleen voor echte noodgevallen. Als het brandalarm afgaat, zet je niet op je lijstje voor morgen om het gebouw te verlaten. Doe het nu. Hetzelfde geldt voor werk-noodgevallen zoals wanneer je computer uitvalt en je niet door kunt werken. Reflecteer wel goed op welke noodgevallen je zelf hebt gecreëerd doordat je in een eerder stadium zaken hebt laten verslappen.

ad 2) Als het niet meteen moet, maar wel vandaag een actie of antwoord vereist, zet het dan erbij op je will-do lijst. Het is niet anders, je lijst wordt 1 taak langer. Maar, wees kritisch, moet het echt vandaag? Of kan het ook morgen? voorbeeld: een belangrijke klant belt boos op omdat er iets is mis gegaan.

ad 3) idealiter valt zoveel mogelijk van het binnenkomende werk in deze categorie. Je doet er vandaag niets aan (je bent immers gefocused op je will-do lijst) maar zet het op de lijst voor morgen. Of je verspreidt het over de dagen erna. Voorbeeld: Een klant mailt je met een vraag waarvoor je wat research moet doen.

Je zult soms geneigd zijn om iets meteen op te pakken terwijl het ook later op dezelfde dag kan. Of zelfs morgen. Het onderscheid hiertussen maken vergt oefening. Hoe meer buffer je tussen de onderbreking en het oppakken ervan kunt plaatsen, hoe beter. Want: je focus is je will-do lijst afkrijgen. Het opschrijven van de taak helpt al om er even afstand van te nemen.

Het resultaat van deze manier van werken is dat je een grote hoeveelheid werk zult verzetten, je accurate inschattingen aan mensen kunt geven over wanneer je een bepaalde taak af zult hebben en dit ook zult waarmaken. Hierdoor groeit het vertrouwen wat anderen in jou hebben.

Will-do versus Todo – gesloten lijsten

Een todo lijst is een open lijst. Terwijl je bezig bent taken af te vinken, komen er weer nieuwe bij. Het is dus onmogelijk om ‘m af te krijgen.

Een will-do lijst is een gesloten lijst. Een rijtje taken waarvan je aan het begin van de dag besluit dat je ze hoe dan ook die dag gaat afkrijgen.

Mensen die met een open lijst werken, zullen geneigd zijn om het meest belangrijke of urgente eerst op te pakken. Maar andere dingen blijven daarom liggen. En dit is een probleem omdat ze op termijn daardoor belangrijk en urgent kunnen worden. Bovendien ontstaat er een achterstand.

Door een will-do lijst te gebruiken, valt het probleem van prioriteren weg. Wat maakt het uit in welke volgorde je je taken afwikkelt? Als je ze toch allemaal vandaag gaat doen, kun je beginnen waar je wilt.

De auteur geeft aan zelf vaak met de makkelijkste dingen op zijn will do lijst te beginnen. Zo kom je “in de flow” en wordt je lijst snel korter. Dit motiveert. Ik ervaar dit zelf ook.

Achterstanden kunnen opgelost worden door ze te verhuizen naar een gesloten lijst. Bijvoorbeeld na je vakantie wil je met een lege inbox beginnen. Je verhuist alle mails in je inbox naar een mapje “achterstand” en zorgt vervolgens dat je inbox elke dag leeg is (inbox zero methode). Op je dagelijkse will-do lijst zet je als taak “achterstand wegwerken” en dit net zo lang totdat deze weg is.

Do it tomorrow: Zoveel mogelijk alles wat vandaag binnenkomt morgen behandelen.

E-mail: alle e-mails die je vandaag binnenkrijgt, behandel je morgen. Als er grotere taken uitkomen, schrijf je die apart op je takenlijst (will-do).

Telefoon: alle voicemails die je vandaag binnenkrijgt, behandel je morgen. Als je de telefoon opneemt, zeg je dat je er morgen op terug komt.

Papier: alles wat vandaag binnenkomt, in je inbox leggen, morgen eruit halen en op je bureau leggen om te behandelen. Iets wat langer duurt, bijv. Een tijdschrift, kan aan het eind van de dag terug in de inbox, morgen weer op je bureau, totdat je er klaar mee bent.

Alle nieuwe taken die je vandaag toezegt te doen of die binnenkomen, schrijf je op je will-do lijst van morgen.

Als je nog andere communicatie tools hebt, kun je ze op dezelfde manier behandelen (dus bijv. Alle nieuwe chat berichten in Whatsapp, Slack, etc)

Taken kunnen uit meerdere stappen bestaan, dan is het een project. Op je will-do lijst komt een stap te staan als taak, morgen kun je de volgende stap doen, etc. Totdat het klaar is.

(Projecten lijst apart bijhouden?)

Groepeer het behandelen van e-mail, telefoontjes, taken, papier zoveel mogelijk. Dus alle mails in 1x behandelen. Daarna telefoontjes, etc

De auteur stelt voor gebruik te maken van een “task diary”. Oftewel een agenda voor taken. Wat mij betreft is Todoist de digitale variant hiervan (en volgens mij ook de beste). Ik onderschrijf het gebruik van de task diary als een zeer nuttige tool, zeker in combinatie met de principes van Do it tomorrow.

Zoals eerder aangegeven zullen op je takenlijst van vandaag vooral taken staan die je gisteren hebt verzameld of taken die vandaag binnen zijn gekomen en ook vandaag behandeld moeten worden (Same-day items). Daarnaast zal het voorkomen dat taken die binnenkomen beter op een andere dag dan morgen kunnen worden behandeld. Daarom zal je will-do lijst ook taken bevatten die je een tijdje geleden voor vandaag hebt ingepland.

Met je task diary / todoist kun je ervoor zorgen dat:

  • je nooit meer vergeet een cadeautje te kopen voor je naasten.
  • je collega’s, die een minder strak time management systeem hebben dan jijzelf, aan zaken herinnerd worden.
  • goede ideeën die je hebt niet verloren raken.
  • achterstanden weggewerkt worden.

De auteur beschrijft dat bepaalde dagelijkse taken, zoals je bureau opruimen, bonnetjes declareren, etc beter op een apart lijstje bijgehouden kunnen worden. Dus een soort van “einde vd dag lijstje”. Dit omdat het irritant is het elke dag weer op je takenlijst voor vandaag te schrijven. Maar met Todoist valt dit probleem weg, het is immers eenvoudig om een recurring task aan te maken die elke dag weer tevoorschijn komt. Ik ben zelf groot voorstander ervan om ALLES wat ik op een dag wil doen dan ook op 1 lijst te hebben staan.

Wil je een wekelijkse nieuwsbrief schrijven? Maak er dan een dagelijkse taak van…door elke dag “little and often” te doen, schrijft de nieuwsbrief zich vanzelf. Dit zou ook kunnen werken door een A4tje op je bureau te leggen en hier elke dag wat op te schrijven.

Current initiative

Begin elke dag met je current initiative. Een project dat je van de grond wilt krijgen, een systeem dat je wilt verbeteren, een achterstand die je wilt wegwerken.

Door je dag ermee te beginnen en er iets aan te doen, ook al is het maar een beetje, creëer je momentum en boek je vooruitgang, totdat het af is. En daarna verklaar je iets anders tot je CI.Bepaalde zaken zijn er niet voor geschikt zoals taal leren, fit worden, boek schrijven, want dit zijn zaken die maar door blijven gaan en dan ontstaat er nooit ruimte voor een nieuwe CI.

De will-do lijst

Een lijst die je elke dag opnieuw maakt (begin v.d. dag of de avond v.t.v.)

Hierop staan een aantal vaste elementen:

  • current initiative
  • e-mails (ik zou zeggen Actiemail)
  • voicemails/whatsapps/andere comms kanalen
  • dagelijkse taken
  • taken die je gisteren hebt verzameld
  • taken die je al eerder op vandaag hebt ingepland

zowel zakelijk als privé op 1 lijst!

Het doel is om de lijst elke dag af te krijgen. Wat als je weinig tijd hebt door reizen, lange vergaderingen, etc? Doe dan je best om ‘m toch af te krijgen. Je kunt ook een beetje werk verzetten op een taak en ‘m vervolgens doorschuiven naar morgen. Of doe bijvoorbeeld al het denkwerk, schrijf de stappen op en voer het morgen uit. Het doel is om de lijst elke dag af te krijgen.

Als je regelmatig je lijst voor de dag niet afkrijgt, dan weet je dat 1 (of meerdere) van de volgende oorzaken hieraan ten grondslag liggen:

  • Je werkt niet efficiënt genoeg
  • Je hebt teveel verplichtingen (commitments)
  • Je zit teveel in vergaderingen en bijeenkomsten

Wat kun je allemaal doen om jezelf te stimuleren DOOR TE WERKEN?

Pauzes nemen is belangrijk. Plan lunchpauze in en houd je aan begin/eindtijd. Verder neem je korte pauzes tussendoor. Truc! Begin kort voor een pauze aan een nieuwe taak. Je brein wil na de pauze niets liever dan dit open eindje oppakken en afronden. Daarnaast heb je wellicht nieuwe ideeën erover opgedaan.

Sta stil bij je stemming. Hoe beter je stemming, hoe beter je productiviteit.

Je reactieve brein voor de gek houden: “ik ga niet echt hardlopen, ik trek alleen mijn outfit en hardloopschoenen aan” (voor je het weet ben je buiten een rondje aan het rennen.

The way to be successful in business is to have a narrow focus.

Projecten

Een project is een taak waarvoor je meer dan 1 sessie nodig hebt om ‘m af te krijgen.

Continue projecten zijn dingen zoals een taal leren, fit worden/blijven, etc. De activiteit is belangrijker dan het doel. Niet geschikt als current initiative omdat het door blijft gaan. Beter kun je er een dagelijkse gewoonte van maken die je inplant.

Organisatorische projecten zijn die met een concreet doel. De onderliggende taken kun je inplannen op je takenlijst totdat het project af is.

Een tussenvorm zijn korte projecten met telkens dezelfde taak zoals garage opruimen. Deze zet je gewoon elke dag op je takenlijst tot het af is.

Het is zinvol om de minst urgente projecten eerst te doen, zodat ze niet vanzelf urgent worden.

Delegeertips

  • delegeer zo snel mogelijk, maak het niet onnodig urgent voor de ander
  • wees zo specifiek mogelijk in de opdrachtomschrijving
  • geef een deadline mee, maar zet die een paar dagen voor de echte deadline (buffer)
  • gebruik tussen-deadlines
  • zet reminders in je eigen takenlijst om mensen voor de deadlines te herinneren dat het werk bijna af moet zijn
  • zit er bovenop als deadlines niet gehaald worden
  • luister niet naar excuses maar spreek een nieuwe deadline af en zit er bovenop.

gedachte: de auteur maakt onderscheid tussen taken, CI, dagelijkse taken, continue projecten, reguliere projecten, en korte projecten en allemaal behandel je ze anders op je takenlijst (of daarbuiten). Ik herken me in deze diversiteit van type taken en projecten en dat ze allemaal hun eigen beste manier hebben om er voortgang mee te boeken. Als er ergens geen voortgang op geboekt wordt, is het misschien een teken dat je de taak/project moet her classificeren. Bijvoorbeeld het is geen project maar een CI, of geen CI maar een dagelijks ingeplande gewoonte. Niet gemakkelijk!

Je systemen op orde krijgen

Goede systemen ondersteunen je werk.

Het Do it tomorrow systeem is de basis om dagelijks je taken af te krijgen en op termijn je projecten en dromen waar te maken.

Andere systemen die je op orde kunt brengen zijn:

  • bestanden filen (interessante methode voor papier gebaseerd)
  • boeken (meest recent gelezen boeken liggen altijd bovenop de stapel of links in de kast)
  • contacten in je telefoon (regel: elke keer wanneer je iemand belt zorg je dat je eerst de contactkaart update met e-mail adres, adres, verjaardag, etc. zo krijg je je systeem op orde)
  • financiën (dagelijks (ik vind: wekelijks) je bonnetjes e.d. verwerken zodat je altijd up to date bent)
  • Kilometer admin
  • en nog veel meer.

Nieuwe content via LinkedIn, Instagram, X en Substack. Ik zie je daar!